Ako na bezpapierovú školu

Odstrániť administratívnu záťaž učiteľov môže pomôcť aj elektronizácia. Nie však hocijaká. Nie taká, ktorá je sprevádzaná duplicitným vedením dokumentácie „pre istotu“. Ani tá, ktorá sa viac zameriava na šetrenie papierom ako na šetrenie časom učiteľov. Situáciu trochu komplikuje aj to, že niektorí riaditelia sa boja ísť do nových vecí, v najhoršom prípade vyžadujú aj písomnosti nad rámec predpisov, čím klbko byrokracie ešte viac zamotávajú. Nasledujúce tipy sú určené tým, ktorí hľadajú, ako sa to dá a nie prečo sa to nedá. Nenájdete ich vo vyhláškach ani v zákonoch. Sú to zozbierané príklady dobrej praxe pre dobré školy, ktoré chcú byť ešte lepšie.

1 Veďte triednu knihu digitálne

Elektronická triedna kniha (ETK) zvyšuje komfort práce. Pripravené plány sa do nej po kliknutí automaticky prepíšu po hodinách, učiteľ vidí, koľko hodín v jednotlivých témach odučil. Učivo je zapísané presne v súlade so ŠVP. Výhodou je aj prístup učiteľa k ETK mimo školy, napríklad keď sa doma pripravuje na vyučovanie. Ak učiteľ nezapíše hodinu, políčko svieti načerveno. Netreba nič „vyčiarkávať“. Zastupovanie sa premieta do ETK automaticky, zastupovaný učiteľ môže nechať odkaz pre učiteľa, ktorý ho zastupuje. Hromadné akcie môže vedenie zapísať naraz do všetkých triednych kníh. Riaditeľ školy alebo jeho zástupca vidí počet nezapísaných hodín, má prehľad o najviac absentujúcich žiakoch, môže sledovať preberané učivo. ETK môže mať učiteľ aj v tablete alebo v mobile. Archivovať sa dá v pdf súboroch.

2 Objavte výhody elektronickej žiackej knižky

Elektronická žiacka knižka (EŽK) je službou pre rodičov a terčom kritiky učiteľov, pretože obyčajne sa známky vedú ešte aj v klasifikačnom zázname (ktorý nie je povinnou dokumentáciou), v klasickej žiackej knižke a v notese učiteľa. Po preniknutí do celej jej funkcionality však oceníte jej výhody. Prispieva k objektivite hodnotenia, pretože učitelia nemajú pred sebou známky žiakov z iných predmetov. Známky sú prehľadne rozčlenené, je k nim prístup aj mimo školy, učitelia vidia vypočítané priemery z písomných prác, výborné je aj automatické zaokrúhľovanie známok. Z EŽK sa môžu tlačiť vysvedčenia, kedykoľvek sa dá žiakovi vytlačiť aktuálny výpis známok, dobrá je aj možnosť zapísať poznámky k práci žiakov a zadávať domáce úlohy.

3 Nevypisujte údaje o žiakoch ručne 

Ak sú všetky údaje o žiakoch uložené v počítači, je možné ich aktualizovať a ľahko sa s nimi pracuje: dajú sa triediť, vyrábať z nich zoznamy, prehľady, registre a tlačiť ich. Pri ručnom vypisovaní triednych výkazov a katalógových listov dochádza k chybám a následne sa musia celé prepisovať. V elektronickej databáze sa dajú údaje opraviť priebežne. Známky a dochádzka sa do nich prenášajú z EŽK. Pri správnom rozdelení administratívy v škole učiteľ výkazy a katalógové listy nevypisuje a informácie z nich používa podľa potreby. Na konci školského roka sa uložia vo formáte pdf.

4 Používajte dynamické šablóny

Plán práce či záverečná správa nemusia byť rozsiahle dokumenty, ktoré je potrebné písať každý rok nanovo. Je omnoho praktickejšie radšej vyplniť pripravenú šablónu alebo tabuľku, ktorá obsahuje všetky náležitosti podľa zákona. Údaje o predchádzajúcom roku sa do nich prenášajú automaticky po kliknutí. Dokumenty sa po potvrdení automaticky exportujú na web.

5 Zjednodušte suplovanie

Softvér zoradí vhodných učiteľov na suplovanie podľa príslušnej hodiny. Údaje o chýbajúcich učiteľoch a zastupovaní, ktoré sa tiež automaticky odosielajú e-mailom zastupujúcemu učiteľovi, sa prenášajú aj do ETK a na stránku školy. Na konci mesiaca sa ľahko vytvoria zostavy potrebné pre výpočet miezd.

6 Využívajte e-mail

Šetrí čas, papier a zvyšuje informovanosť. V súkromí ho používame všetci, ale je osvedčenou a rýchlou formou aj vnútroškolskej komunikácie. Umožní nám preposielať informácie učiteľom, zadávať úlohy, zdieľať materiály alebo zbierať písomnosti od učiteľov. Zápisnice z porád, z predmetových komisií, metodických združení, plány, všetko sa dá jednoducho posielať, zdieľať a archivovať v pdf.

7 Neveďte dokumentáciu duplicitne

Elektronická dokumentácia vedená duplicitne s papierovou nie je pokrokom, ale nerozumným výstrelkom a predstavuje prácu navyše, pri ktorej riziko nesúladu oboch foriem je vyššie ako riziko straty dát. Ak však elektronickú dokumentáciu považujeme za plnohodnotnú a postačujúcu, môže výrazne pomôcť odbúrať administratívu.

8 Presviedčajte pádnymi argumentmi 

Ak chcete presvedčiť svojho riaditeľa alebo ak ste osvieteným riaditeľom a potrebujete, naopak, presvedčiť svojich učiteľov, použite nasledujúce argumenty. Pri správnom nastavení systému si riaditeľ aj učitelia môžu zistiť všetky potrebné údaje pár kliknutiami a ušetrený čas venovať svojim žiakom. Navyše, zverejňovanie dokumentácie prispieva k budovaniu otvorenej školy, zvýšenej dôvere a k spolupráci s rodičmi. Príklady mnohých škôl ukazujú, že administratívna práca učiteľov sa dá eliminovať na minimum a že je možné vyhnúť sa niekoľkonásobnému prepisovaniu tých istých údajov. Elektronická dokumentácia tiež umožňuje viacerým ľuďom pracovať na tom istom dokumente a vhodným zálohovaním zaistiť dáta aj bez tlačenia. Tiež sa v celkom slušnom množstve ušetrí papier, veď len školský vzdelávací program môže mať niekoľko stoviek až tisíc strán.

9 Špeciálny tip pre ministra

Napriek deklarovanej snahe sa školám zhora nedostáva podpory – ani v razantnejšom škrtaní povinnej dokumentácie, ani v povzbudení k elektronizácii. Hoci by bolo príjemné, keby sa školám, kde si užívajú elektronické vymoženosti, dostalo zo strany ministerstva podpory, zatiaľ by postačilo aj to, keby tieto školy nemuseli neustále obhajovať a brániť svoje postupy, ktoré vzhľadom na počítačové spracovanie musia byť iné ako tie zaužívané. Zvýšila by sa tak šanca pre naplnenie bezpapierových snov u väčšiny škôl. A nebol by to prvý prípad, keď prax ovplyvnila zmenu zákonov a koncepčného myslenia zodpovedných.

Neexistuje univerzálny postup a návod ako začať. Závisí od podmienok školy, aktivity riaditeľa, motivácie učiteľov. Kto chce, nájde si vlastnú cestu. ν

Jana KONTÚROVÁ
ZŠ, Bošany

Ako na bezpapierovú školu

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Scroll to top